江西洪州职业学院零星物资采购管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 目的
为了规范零星物资采购流程，降低采购成本；加强零星物资采购管理，提升零星物资采购质量和效率，依据《江西洪州职业学院招标采购管理办法（试行）》特制定本办法。
第二条 适用范围
本办法适用于非批量性物资零星采购管理工作，用以规范从零星物资采购申请直至物资使用完毕的系统处理和记录全过程。
第三条 管理职责
1.商务采购中心负责零星物资采购的询价比价、订单下达、物资的跟催、物资验收等工作。
2.物资需求部门负责提交申请、物资需求对接、物资的质量验收等工作。
第四条 术语定义
本办法所称零星物资采购是指为满足学校各部门工作需要采购的5千元（不含）以下小额、零散、紧急的商品，包括但不限于办公用品、低值易耗品、公文印刷、广告装饰或急需物资等。
第二章 零星物资采购审批和计划
第五条 接收申请
1.采购人员应及时接收物资需求部门提交的“低值品申购表”或“文化宣传品审批表”；
2.接收订单后，应核对物资性能，并将准确的信息反馈给物资需求部门。如果需求信息需要进行调整，物资需求部门应修改并重新提交“低值品申购表”或“文化宣传品审批表”。
第六条 选择零星采购方式
零星采购可以采用直接委托、邀请比价或网购的方式开展，三种采购方式的适用情况和操作规范如下所示。
零星采购方式比较表
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采购方式
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适用情况
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操作规范
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直接委托
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1.因政府垄断、技术垄断或市场垄断，只能从唯一供应商处采购的；
2.为保证原有采购项目一致性或者由于服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的；
3.距上次采购时间不足半年，且价格波动不大，前期合作供应商同意参考原合同价继续执行的；
4.采购项目较特殊，某供应商具有显著技术或服务优势的；
5.物资需求较为重要紧急的；
6.在设计研究相关阶段，技术研发等部门用料制样的。
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1.采购需求部门提交的“低值品申购表”或“文化宣传品审批表”完成审批流程；
2.2千元以下需经商务采购中心负责人同意，2千元（含）以上需经分管校领导同意。
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邀请比价
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采购产品技术成熟，具有良好的可比性，满足采购要求的供应商资源充足，通过充分竞争可获取到理想价格的。
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必须由三家及以上供应商参与
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网购
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1.实体店物资价格偏高且无售后或安全隐患的；
2.物资需求较为紧急且省内无货源的。
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经商务采购中心论证
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第三章 零星物资采购实施
第七条 采购供应商选择
1.如果物资需求部门有推荐的供应商或采购物资较为专业时，可以由物资需求部门选择拟邀比价或直接委托报价供应商，并组织报价工作或直接委托商务采购中心开展谈判工作。
2.零星物资采购入围供应商应为学校合格供应商名录中单位。新单位必须由商务采购中心组织两个部门或人员参与考察。
3.不同零星采购方式选择供应商的原则如下表所示。
采购供应商选择原则
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采购方式
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选择原则
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直接委托
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报价合理或经约谈在可接受范围内
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邀请比价
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1.应以合理低价选择合作供应商；
2.有技术、质量、方案或服务优势且价格不高于合理低价5%的优先选择合作单位；
3.除特殊项目外，均应以合理低价确定合作单位。
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网购
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不存在安全隐患，应以合理低价选择平台电商
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第八条 零星物资采购谈判
1.谈判需由物资需求部门、商务采购中心派出两人以上共同参与，并会签《谈判记录》。《谈判记录》必须作为零星采购附件归档。
2.谈判完毕后，由商务采购中心负责根据谈判结果报负责人审批。
第九条 生成订单
采购人员根据《低值品申购表》或《文化宣传品审批表》制作“零星采购订单”。
第十条 采购跟踪
1.采购专员将“零星采购订单”发送至供应商处，确认交期并负责跟踪物资的到货情况。
2.物资到货后，商务采购中心与需求部门共同验收入库。
第十一条 零星采购物资的保存
1.零星采购物资入库后应尽快使用，暂时不用的零星物资应妥善保管。
2.常用、易耗、便于保管和适合批量采购的物资可适量库存，但要避免库存过量积压，在确保供应的前提下做到周转快、消耗低、费用省。
第四章 附则
第十二条 本办法自公布之日起生效。
